الرقمنة والتحول الرقمي.

التحول الرقمي هو عملية استخدام أحدث التقنيات التكنولوجية في مختلف مجالات الأعمال لتحويل المهام والخدمات إلى رقمية تعتمد على البرامج والتطبيقات بدلا من الطرق التقليدية الورقية. 

يهدف هذا التحول إلى تعزيز قدرة الشركات على المنافسة وتقديم قيمة أفضل للعملاء في ظل التغيرات التكنولوجية السريعة وتزايدت نسبة تطبيق التحول الرقمي في المؤسسات بشكل ملحوظ منذ عام 2020 نتيجة التغيرات التي فرضتها جائحة كوفيد-19 مما أدى إلى اعتماد الأعمال والأنشطة الإلكترونية بشكل أكبر. 

التحول الرقمي أصبح ضروريا لتحقيق الكفاءة والتطور في المؤسسات ويتطلب الإجابة على أسئلة استراتيجية لضمان نجاحه.

في عصرنا الرقمي الحديث تشهد الشركات والمؤسسات تحولات جذرية في كيفية إدارة أعمالها وتقديم خدماتها ويعتبر التحول الرقمي أحد أهم هذه التحولات والذي يعتمد بشكل كبير على مفهومين رئيسيين: الرقمنة (Digitization) والأتمتة (Digitalization). 

فما هو الفرق بين هذين المفهومين؟ وكيف يسهمان في عملية التحول الرقمي الشاملة؟

1. الرقمنة (Digitization): هي العملية التي يتم من خلالها تحويل المعلومات من شكلها المادي إلى شكل رقمي وهذه العملية تتيح تحويل البيانات والوثائق الورقية إلى نسخ رقمية يمكن حفظها واسترجاعها بسهولة وسرعة. 

مثال: يمكن استخدام جهاز السكنر لتحويل مستند ورقي إلى ملف PDF أو استخدام التوقيع الإلكتروني بدلا من التوقيع اليدوي التقليدي.

▪ فوائد الرقمنة.

حفظ المساحة: تقليل الحاجة إلى التخزين المادي للوثائق.

الوصول السريع: إمكانية الوصول إلى المعلومات بسهولة من أي مكان وفي أي وقت.

الحفاظ على البيانات: تقليل مخاطر تلف أو فقدان البيانات الورقية.

2. الأتمتة (Digitalization): تتجاوز عملية الرقمنة لتشمل استخدام التكنولوجيا الرقمية لتحسين وأتمتة العمليات التجارية ويعني ذلك تطبيق تقنيات متقدمة لأتمتة الإجراءات التي كانت تنفذ يدويا مما يزيد من الكفاءة ويقلل من الأخطاء البشرية. 

مثال: يمكن إنشاء حساب مصرفي عبر تطبيق الهاتف المحمول أو استخدام منصات التجارة الإلكترونية لشراء وبيع المنتجات بسهولة.

▪ فوائد الأتمتة.

زيادة الكفاءة: تحسين سرعة وكفاءة العمليات التجارية.

تقليل الأخطاء: تقليل الأخطاء البشرية من خلال الاعتماد على الأنظمة المؤتمتة.

تحسين تجربة العملاء: تقديم خدمات أكثر سلاسة وسرعة للعملاء.

3. التحول الرقمي (Digital Transformation): التحول الرقمي هو عملية شاملة تهدف إلى دمج جميع البيانات المرقمنة والعمليات المؤتمتة في نموذج عمل جديد ومبتكر وهذا التحول ليس مجرد تحسين للعمليات الحالية بل هو إعادة تفكير جذري في كيفية تقديم القيمة للعملاء وكيفية تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة. 

يعتمد التحول الرقمي على استخدام التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والأنترنت الأشياء والحوسبة السحابية لخلق بيئة عمل متكاملة ومرنة.

▪ فوائد التحول الرقمي.

الابتكار: تطوير نماذج أعمال جديدة وتحقيق ميزة تنافسية.

الاستجابة للتغيرات: القدرة على التكيف بسرعة مع التغيرات في السوق والتكنولوجيا.

تحسين الأداء: تحقيق تحسينات كبيرة في الأداء التشغيلي وزيادة الإنتاجية.

أدركت العديد من الشركات مدى أهمية تأثير التحول الرقمي فهو بمثابة الورقة الرابحة للوصول إلى نمو سريع وعائد مضاعف حيث لم يكن سوق الأعمال كما هو عليه الآن ولم تكن إدارة المشاريع قبل الرقمنة كما هي عليه بعدها. 

• أنواع التحول الرقمي. 

ينقسم التحول الرقمي إلى أربعة أنواع أساسية:

1- التحول الثقافي أو التنظيمي: وهو التحول الذي تقوم به الشركات بمساعدة القوى العاملة وفيه تجرى تغييرات في ثقافتها وتتبنى منهجيات داعمة للتحول الرقمي وهذا يحدث من خلال تغيير الممارسات والأساليب واستحداثها إلى جانب الاهتمام باستقطاب كفاءات قادرين على المساهمة في التحول الرقمي بنجاح.

2- تحويل المجال: تطبق الشركات تحويل المجال عندما ترغب في إطلاق منتج جديدة قائم على استخدام تقنية تكنولوجية مختلفة بغرض بلوغ مستوى أعلى في التطور ولكي تمتلك مجموعة أكبر من المنتجات والخدمات وتحويل المجال لا يشترط إطلاق منتج من نفس تخصص منتجات الشركة.

3- تحويل نموذج العمل: تستخدم الشركة نموذج تحويل الأعمال عندما تستغنى عن الممارسات القديمة في الصناعة وتتبنى ممارسات قائمة على تقنيات جديدة مما يساعدها على ذلك إطلاق منتجات جديدة أو خدمة ليست معهودة في السوق وبالتالي تستطيع أن تحقق بها الميزة التنافسية.

4- تحويل عمليات الأعمال: يرتبط هذا النوع من التحويل بالعمليات الداخلية حيث تقوم الشركات بتطويرها من خلال تطبيق التقنيات التكنولوجية وهذا بدوره يساعد على تطوير جودة المنتجات أو الخدمات وتعزيز كفاءة سلسلة التوريد كما أنه لن يجعل الشركة تتحمل تكاليف باهظة وبالتالي ستوفر المزيد من الأموال وبذلك تتعزز إنتاجية الموظفين لأن التحويل يقلل من مهامهم.

• أهداف التحول الرقمي.

هناك العديد من الأهداف التي تعتمد في المقام الأول على التطور وقد شملت هذه الأهداف ما يلي:

▪ تقديم خدمات أكثر كفاءة للعملاء.

▪ تعزيز التعاون بين أفراد فريق العمل.

▪ إنتاج افكار مبتكرة في أسرع وقت.

▪ توفير الأدوات التي تعزز الامتثال.

▪ تحسين أداء الموظفين.

▪ اكتساب المؤسسات الميزة التنافسية.

▪ خفض التكاليف.

▪ مواكبة التغيرات التكنولوجية عبر تطبيق إدارة التغيير المرنة.

• أثر التحول الرقمي على كفاءة الشركات.

بالرغم من اختلاف بيئات العمل إلا أن الرقمنة قد أثبتت تأثيرها الفعال على شتى الصناعات ومختلف الأصعدة حيث استفادت العديد من المجالات الكثير بتوظيفها أدوات رقمية حديثة مثل الحوسبة السحابية وغيرها من المنصات التي تعمل بنظام الأتمتة الذكي.

وسواء كنا نتحدث عن صناعة هائلة مثل البناء أو مجال الصحة والدواء أو الهندسة أو إدارة الأعمال فكلهم مجالات استطاعت أن تفعل التحول الرقمي بنجاح لتدر أرباحا أكثر وتحافظ على عمليات التشغيل بكفاءة أعلى.

كما تكمن أهمية التحول الرقمي للشركات في القدرة على مواكبة التغيرات السريعة في السوق وتسهيل العمليات وتعزيز إنتاجية الموظفين.

• فوائد ومميزات التحول الرقمي.

عملية التحول الرقمي ليست بالأمر اليسير كما تبدو بل في الواقع العملي تحتاج منك نظرة دقيقة لتحديد أيا من الأدوات الرقمية هو الأنسب لبيئة العمل لأنها ستشكل مستقبل الشركة ومستقبل إدارة المشاريع. 

لذلك فمن المهم أن يعرف الرؤساء التنفيذين ومديرو المشاريع إطار عمل التحول الرقمي كخطوة أولى.

ولأن تطبيق خطة محكمة لسياسة التحول الرقمي داخل المنظمة سيحدد مؤشرات أساسية مثل ماهية أهداف التحول الرقمي المنشود تحقيقها وسيعمل على تحسين أداء الفريق بالإضافة إلى إرضاء العملاء.

1- تكلفة فعالة: تستخدم الشركات التقنيات الحديثة بهدف تقليل التكاليف ومنع هدر الموارد وزيادة الأرباح فكما تعلم أن أنظمة الإدارة المتعارف عليها بالكاد تطبق العمليات التسويقية كما يجب أن تكون لأنها عالية التكلفة من جانب ويصعب قياسها من جانب آخر.

لكن مع إدخال الأدوات الرقمية ستتمكن الشركات من تقليل التكلفة مع المحافظة على مستويات عالية من الإنتاجية. 

2- تحسين البيانات: تجميع البيانات هي من المزايا المرتبطة بمفهوم تقليل التكلف حيث تمكن من الحصول على البيانات اللازمة للمكان المناسب والذي بدوره ينقذك من اتخاذ العديد من القرارات الخاطئة 

فيما بعد أي بمعنى آخر تساعد البيانات الدقيقة كمدير مشروع على اتخاذ قرارات استراتيجية صحيحة. 

لذلك يجب على مديري المشاريع توخي الحذر عند اختيار الأداة الأنسب لبيئة ومستقبل إدارة المشاريع لديهم حتى تؤتى هذه الأداة الرقمية بثمارها في نهاية المشاريع. 

3- التطوير الشامل وليس المختصر: هناك حالات عدة تدل على أن الكثير من الشركات لم تزل تعتقد أن مفهوم التطوير مختصر على مصطلح IT-led أو التوجه التقني فقط. 

وفي الوقت نفسه هناك فصل ما بين ما يحدث في الواجهة من التطوير الملاحظ والمعلن من جانب التوجه التجاري للتعديلات المتخصصة والأتمتة وبين ما يحدث على أرض الواقع من مجهودات أخرى. 

ولهذا ظهر في استبانة مؤسسة IDG أن هناك 67% من الذين أجابوا عنها من أصحاب المهن التقنية IT والخط الأول في التجارة LOB يؤمنون بأن محترفي الأعمال لديهم قدرة عالية تمكنهم من بناء حلول فعالة بالإضافة إلى حلول متخصصة ونظم عمل متنوعة تعمل على قدم وساق للحاق بركب ثورة الأتمتة التي تسير بقوة الآن. 

ومن ثم لا يمكن إغفال أهمية اختيار الأداة الرقمية الأنسب والتي تتسق مع بيئة العمل السريعة وترفع من كفاءتها.

4- الوصول إلى نتائج قابلة للقياس: بفضل أدوات التحول الرقمي وخدماته من الرقمنة وغيرها يستطيع كلا من الرؤساء التنفيذين ومديري المشاريع تحديد الأهداف المرجوة وقياسها بدقة. 

حيث إن تأثير التحول الرقمي يعيد تشكيل خارطة الطريق في مجال إدارة الأعمال على شتى الأصعدة بداية من وضع الاستراتيجية الصحيحة وتحسين استخدام الأدوات المناسبة وصولا إلى وضع أهداف المشروع وحتى قياس نتائجه.

وبالتالي تمكن هذه العقلية الرقمية الحديثة مديرو المشاريع من توفير وقت أكبر للتركيز على التخطيط الاستراتيجي جنبا إلى جنب مع تتبع النتائج والوصول إلى صورة كاملة بشكل أدق وهذا ما وضحته مقالة مهمة نشرتها تيك تريدبرو والتي تتحدث عن كيف يغير التحول الرقمي مجال إدارة المشاريع.

5- الذكاء الاصطناعي لمخاطر أقل أثناء التحول الرقمي: من ضمن الأدوار المهمة التي تدعم تأثير التحول الرقمي في مجال إدارة المشاريع هي تقليل المخاطر والحفاظ على وضوح رؤية المشروع مع تحليل واقعي للبيانات أولا بأول وبالتالي لن تصبح العوامل الخارجية والمخاطر المتوقعة مقلقة كما كانت عليه من قبل لمديري المشاريع بفضل الأدوات الرقمية التي بإمكانهم متابعة نتائج المشاريع عن كثب.

وقد أصبح بإمكان مديري المشاريع الحصول على رؤية واضحة والتنبؤ بالمخاطر المتوقعة وتقليلها بقدر أكبر من قبل بالإضافة إلى تصور شكل لوحات التحكم المعلوماتية ووضع مؤشرات متابعة الأداء - KPI - بشكل أوضح لأخذ الإجراءات اللازمة في المشاريع قبل وقوع التقلبات المتوقعة بالفعل.

ووفقا لمقالة البيانات المحدثة أول بأول والتحاليل - الدليل الشامل المقدمة من كونفلوين (CONFLUENT):  يمكّن الذكاء الاصطناعي البنوك من تخصيص قوالب محددة للتعامل بسرعة مع المخاطر واتخاذ القرارات الأنسب بما يختص بالقروض.

كما تمكن أنظمة إدارة علاقات العملاء من إضافة إمكانيات الذكاء الاصطناعي ودمجها مع بيانات العملاء لبناء محركات قادرة على اتخاذ القرار وتحسين أنظمة إدارة المحتوى التي تعمل بذكاء لزيادة نسبة الأرباح الناتجة عن كل عميل. 

ومن ثم فإنه هناك سيل من المتطلبات التي تدعم حلول رقمية جديدة تعزز من قدرة متخذي القرار لتقليل المخاطر في مجال إدارة الأعمال.

• تقنيات التحول الرقمى. 

تعتمد الشركات حاليا على العديد من تقنيات التحول الرقمي وفيما يلى أفضل هذه التقنيات:

إنترنت الأشياء: يتكون من مجموعة من الشبكات المتصلة ببعضها البعض هي شبكه مركزية تقوم بحفظ المعلومات وتحليلها وتحدث كافة العمليات في إنترنت الأشياء بشكل آلي تمامًا دون أي تدخل بشري.

الذكاء الاصطناعي: وهي تقنية تقوم على محاكاة أفعال وطريقة تفكير البشر وهي من أكثر التقنيات الشائعة في الشركات لدورها الحيوي في تحسين الأداء عبر أتمتة العمليات.

الواقع الافتراضي: تقنية تستهدف تعزيز افتراضية العالم والذي يحاكي الواقع وذلك من خلال دمج مكونات متعمددة من المحفزات من الأصوات والصور.

التوأم الرقمي: يعتمد على تقنية ثلاثية الأبعاد في إنتاج نسخة افتراضية للخدمات أو العمليات ويستخدم في تكرار العمليات.

التكنولوجيا القائمة على السحابة: وهي تقنية تستخدم في تعزيز مرونة تخزين البيانات الكثيرة في الشركات حيث تستخدم السحابة في حفظ البيانات بشكل آمن وبأقل تكلفة.

ومن بين التقنيات الأخرى والشائعة في التحول الرقمي:

التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA).

تحليلات البيانات الضخمة في الوقت الحقيقي.

الروبوتات.

تكنولوجيا الهاتف المحمول.

• تطبيقات التحول الرقمي.

استخدام تقنيات التحول الرقمي داخل الشركات بمختلف مجالاتها كان له دور مؤثر في تحسين الأداء وتطورها لذا فيمكن التعرف على أبرز التطبيقات المستخدمة في التحول الرقمي:

1- مايكروسوفت تيمز Microsoft Teams: يحظى التطبيق بانتشار كبير داخل مختلف الشركات وهو يستخدم في إدارة فرق العمل عن بعد بسهولة ويتميز بإمكانية إجراء اجتماعات لأكثر من 10 آلاف شخص في آن واحد.

وبالتالي فهو له دورا حيويا في تيسير التواصل بين أفراد فرق وسهولة التواصل يعزز من سرعة إجراء المهام كما أنه يتميز بإمكانية استخدامه في الاتصال بين المعلمين والطلاب في حالة التعلم عن بعد.

2- سلاك Slcak: هذا التطبيق عيارة عن مساحة عمل تتيح لأعضاء فريق العمل إدارة مهامهم المختلفة إلى جانب إرفاق المستندات بسهولة كما أنه يتميز بأنه يتيح لأي شخص التواصل مع الآخرين من خلال إجراء مكالمات صوتية أو مرئية يعد هذا التطبيق من أشهر التطبيقات المستخدمة في إدارة المشاريع.

3- جوجل درايف Google Drive: تطبيقات التحول الرقمي لايمكن أن تخلو من تطبيقات شركة جوجل التي تنافس وبقوة في الرقمنة وذلك عبر إطلاقها لتطبيق Google Drive الذي يتميز بأنه يوفر التكلفة والمال للشركات في إدارة الأعمال ويتمتع بالكفاءة في حفظ وتنظيم الملفات بمختلف أنواعها من المستندات والصور مما يسهل الوصول إلى أي ملف في أسرع وقت. 

4- تريللو Trello: يحظى التطبيق بانتشار كبير في الاستخدام في الشركات نظرا لمدى سهولة استخدامه وهو تطبيق لإدارة المشاريع يساعد على تعزيز الإنتاجية وجدولة المهام المطلوبة مما يساهم في إنجازها في الوقت المحدد ويتميز باستخدامه في كل مكان سواء في الشركات أو خارجها إذ أنه يناسب العمل المكتبي والإلكتروني على حدٍ سواء.

ومن بين التطبيقات الأخرى المستخدمة في التحول الرقمي:

تطبيق WeTransfer.

تطبيق Zoho Analytics.

تطبيق Intercom.

تطبيق Freshbooks.

• قياس التحول الرقمي العاشر. 

يشير مفهوم قياس التحول الرقمي إلى عملية تقييم أداء المؤسسات الحكومية السعودية في تطبيق التحول الرقمي الذي يستهدف تحقيق أهداف رؤية المملكة 2030 على أن التقييم وفقا لمنهجية خاصة وطبقا للمعايير العالمية.

وقد بلغت نتيجة قياس التحول الرقمي العاشر الصادر عام 2022 نحو نسبة 80.96% فيما بلغت النسبة عام 2021 نحو 69.39% وهذا يعني أن نسبة التطور في التحول الرقمي بين العامين بلغت 11.57%. 

ويستهدف التحول الرقمي تحقيق عدد من الأهداف من بينها: 

رفع كفاءة أداء الحكومة. 

تعزيز الكفاءة الرقمية. 

تطوير مستوى الخدمات. 

وتلبية متطلبات التحول الرقمي.

ووفقا لهيئة الحكومة الرقمية فإن قياس التحول الرقمي العاشر يعتمد على مؤشرين وهما ما يلي:

المؤشر الأول: يشمل 43 معيار وهو منطلق من القرارات السيادية.

المؤشر الثاني: يشمل 68 معيار خاص بالتحول الرقمي.

وقد حددت هيئة الحكومة الرقمية الهيئات والقطاعات السعودية التي تلتزم بمعايير التحول الرقمي والتي تشمل:

الوزارات.

الأمانات.

الخدمات الصحية.

التعليم والتدريب.

القطاع المالي والاقتصادي

التقنية والاعلام والخدمات اللوجيستية.

إمارات المناطق.

الأجهزة العامة.

الجهات الأمنية والعسكرية.

الخلاصة

يمكن القول إن الرقمنة والأتمتة هما عنصران أساسيان في رحلة التحول الرقمي. 

الرقمنة توفر الأساس الرقمي من خلال تحويل المعلومات إلى صيغة رقمية في حين أن الأتمتة تعمل على تحسين وأتمتة العمليات التجارية. 

معا يسهمان في تحقيق التحول الرقمي الكامل الذي يساعد المؤسسات على الابتكار وتحسين الأداء وتقديم قيمة مضافة لعملائها.